Les professionnels qui prennent en charge les clients et les prospects doivent avoir une qualité d’accueil irréprochable. Cela repose sur des bonnes pratiques à appliquer très rigoureusement étant donné la course à la satisfaction actuelle.
Le premier réflexe commence par le temps d’attente : Décroché à moins de la troisième sonnerie, l’appel est estimé et la société est très bien vue. Ceci montre également la disponibilité du service qui se soucie alors du temps de l’attente client pour avoir le service demandé.
Après le temps d’attente, c’est la prise de contact qui devrait différencier les professionnels de l’accueil téléphonique. En effet, la personne qui se charge de l’accueil téléphonique, doit d’abord mentionner la marque de la société ensuite effectuer une prise de contact correcte et personnalisée. Correct sous-entend un accueil avec une qualité irréprochable où seront mises en valeur la prise en charge et l’écoute active.
Ensuite, en tant que professionnels de l’accueil téléphonique, ils doivent, pour l’étape suivante mettre en valeur la personne qui appelle ainsi que ses attentes. C’est ici qu’entre en jeu l’écoute active ainsi que la reformulation qui montre bien que le professionnel de l’accueil téléphonique a compris sa demande.
Il est judicieux de passer au traitement de la demande car tout appel effectué devra toujours être traité avec une solution adéquate de préférence au premier coup.
Enfin, le professionnel de l’accueil téléphonique, après avoir enregistré l’appel, fait une prise de congé normale et personnalisée. Dans le contrat d’un transfert vers une autre cellule, la prise de congé sera toujours effectuée en donnant une impression positive pour le client.