La tenue de la comptabilité n’est pas une affaire simple. Elle exige beaucoup de rigueur et de précision. Alors qu’elle représente des taches chronophages, c’est une activité qui ne permet pas la moindre erreur. Par conséquent, il est désormais possible  de faire externaliser la comptabilité. Nombreux sont les prestataires aussi bien que les offshores qui proposent les services de comptabilité externalisée.

Qu’est-ce qu’on entend par externalisation de la compatibilité ?

Primo, externalisation vient du mot externe. C’est-à-dire qu’on confie sa comptabilité à un professionnel externe, hors de l’entreprise. Cette externalisation peut être une réalisation intégrale ou juste une partie de la comptabilité. Cela dépend des besoins de l’entreprise en question. L’engagement du prestataire auprès de son entreprise client se tisse avec une lettre de mission. Avec laquelle les deux parties formalisent la durée du contrat, les missions  ainsi que les conditions générales de service. En principe, les pros du secteur proposent au donneur d’ordre tous les services comptables externalisées possibles. Puis, il choisit à son tour les prestations dont il a besoin. La plupart du temps, l’outsourcing se déménage dans un pays étranger, tels qu’à Madagascar, Maurice, Tunisie, Philippines.

Qui peut bénéficier de ce service d’externalisation ?

D’après une étude, 9 sur 10 des grandes entreprises ayant plus de 1000 salariés font appel au service d’externalisation compta. En ce qui concerne les PME, on remarque leur participation active allant jusqu’à 80 %.  D’ailleurs, le recours à ce service augmente de 6 % en moyenne chaque année.  Ces petits statistiques démontrent que l’outsourcing devient de plus en plus pratiqué. L’outsourcing comptable est ouvert à tout genre de structure, qui désirait alléger son travail pour pouvoir se concentrer davantage aux essentiels. Il s’adresse notamment aux :

  • PME
  • TPE
  • Grande structure
  • Professions libérales
  • Cabinets comptables

Bonnes raisons d’externaliser sa comptabilité.

Vous vous demandez certainement pourquoi faire le choix de l’externalisation ? En quoi cela peut m’apporter de profit dans mon business ? En confiant sa comptabilité à un expert externe, on s’attend à obtenir des résultats au dessus de la moyenne, voire une prestation de haute qualité. Voici quelques bonnes raisons de faire recours a une comptabilité externalisée :

Déléguer la réalisation des opérations compta pour se focaliser sur son cœur de métier 

Externaliser sa comptabilité permet avant tout de se concentrer sur son activité. C’est un atout majeur, et sans doute l’une de nos premières motivations, quand on veut initier au recours de ce service. C’est ainsi que l’ensemble de l’entreprise consacre son temps et ses énergies dans les taches de value. Par conséquence, la production est améliorée et les objectifs sont atteints.

Moins de dépense, plus d’économie

Il est nul sans doute que cette opération d’externalisation permet  à l’entreprise d’être plus économe. En fait, externaliser coute moins cher que de recruter pour un poste en interne. Les différentes charges de l’entreprise par rapport au comptable recruté sont réduites, précisément la charge salariale ainsi que les matériels et l’espace du local. Externaliser semble la meilleure solution pour combler les manques de ressources internes de l’entreprise.

Être à la pointe de l’évolution du domaine

Il est bon à noter que la comptabilité ne cesse de s’évoluer. On sait bien que c’est un domaine très complexe. Avec l’ère du digital, il ne manque pas de nouveaux logiciels et méthodes pour améliorer les opérations compta. Afin de s’aligner avec cette évolution, les prestataires restent les mieux placés. Comme, ils ne s’occupent que de ce domaine, ils recherchent à parfaire leurs compétences de jour en jour.

Les déclarations à temps

Quand on est pris par plusieurs taches, le temps est un peu dans l’oubli. Pourtant, les obligations légales n’attendent ni votre rythme ni votre disponibilité. Elles ont été prédéfinies dans un calendrier en amont. Pour éviter les pénalités de retard et amendes, il faut envisager l’appel au prestataire extérieur.

Un service personnalisé

En optant le service de comptabilité externalisée, votre partenaire se met à votre entière disposition. Non seulement, il vous accompagne dans vos opérations comptable, financière et administrative. Mais, il vous propose un service personnalisé également. Même si votre activité connait les hauts et les bas, votre partenaire compta s’adapte facilement à vos besoins.

Quelles sont les points négatifs des services de comptabilité externalisée ?

Comme tous les types de services, il y a les forces et les faiblesses. Dans l’externalisation de la comptabilité, on va dire que ce sont plutôt des points négatifs à améliorer. Parce qu’ils ne s’agissent pas vraiment de faiblesse sans aucun espoir. Autrement dit, ce sont des freins qui font hésiter certaines entreprises à externaliser.

L’histoire de confidentialité 

On est tous d’accord qu’il existe des données confidentielles. Et la plupart du temps, les entreprises ne veulent pas divulguer ces données. Comme le cas des contrats, données fournisseurs, prix d’achat, marges. Pour faire face à ce problème, le fournisseur doit être obligé d’accepter le respect de la confidentialité, qui est mentionné dans le contrat.

La peur des arnaqueurs

Il est évident que le marché de l’externalisation est ouvert. Il semble difficile par conséquent de distinguer les pros des arnaqueurs. Pour ne pas être pris par ces derniers, il faut s’assurer de sa réputation et ses expériences. Ce sont des choses vraiment décisives.

Le choix entre prestataire local ou hors du pays

Sur le cout financier, un prestataire hors du pays est plus économique. Rien qu’en parlant de son taux horaire, il propose un bon rapport qualité/prix. Le seul souci, c’est au niveau des règles administratives et comptables applicables sur son territoire. Au fur et à mesure, ces dernières peuvent être apprises.

Comptabilité externalisée : En quoi consistent les taches ?

Généralement, en tant que des professionnels expérimentes, ils proposent une variété de tache dans le but de pouvoir satisfaire ses entreprises commanditaires. En outre, les donneurs d’ordres ont le droit de confier soit la totalité des opérations soit une partie. D’une mission simple à la plus compliquée, il s’agit d’une liste non exhaustive :

  • La saisie comptable (comptabilisation des frais généraux/des achats/ de la trésorerie/ des ventes, etc.)
  • L’établissement des états financiers (inventaire, compte de résultat, bilan et annexe)
  • Les déclarations fiscales (TVA, IS, CVAE, etc.)
  • L’assistance juridique (contrat, PV, etc.)
  • La réalisation des tableaux de gestion
  • La comptabilité analytique

Comment choisir son partenaire d’externalisation compta ?

Votre entreprise est convaincue que l’externalisation compta est un outil de gestion stratégique à la fois efficace et  innovant. L’heure est donc venue pour trouver le partenaire idéal. Il existe diverses structures qui pourraient vous aider dans ce projet, en citant le cabinet d’expertise comptable, l’offshore d’externalisation, le freelancer pro. Mais comment choisir son partenaire compta ?

Tout d’abord, il faut prendre en compte de l’expérience du prestataire. Une petite investigation s’impose pour savoir ses  années d’expériences ainsi que ces années d’existence et sans oublier de vérifier les avis des clients déjà servis. Les témoignages sur les réseaux sociaux ou sur le site web s’avèrent crucial dans la prise de décision. Il est important ensuite d’identifier que votre futur partenaire discerne parfaitement vos exigences et vos attentes. Assurer vous également qu’il dispose d’une méthodologie de travail transparente. Tout simplement pour éviter les incompréhensions et les malentendus. Il arrive parfois que votre partenaire est à l’étranger. Dans ce cas, penser bien au décalage horaire. Comme, vous devrez communiquer constamment, le décalage doit être dans les 3 heures maximum. Enfin, il est fortement conseillé de faire une étude de prix. Nombreux sont les externalisations compta existantes. Elles peuvent vous fournir des différents devis. Ceux des prestataires locaux sont complètement différents des offshores étrangers. Faire une comparaison des propositions est donc un rien qui vous garantit le tout.

Maintenir le partenariat avec la lettre de mission.

Tout est une question de confiance, certes. Mais, il ne faut jamais négliger le rôle d’un contrat.  Dans le domaine de la comptabilité, on l’appelle « lettre de mission ». Avec cette dernière, chaque partie : donneur d’ordre et fournisseur, formalise leur partenariat. Tout est mentionné là-dessus :

  • Conditions
  • Obligations
  • Engagement
  • Honoraire
  • Horaire de travail
  • Missions

Il y mentionne aussi tout ce qui est bon à savoir sur le donneur d’ordre, tels que : la raison sociale, la forme juridique, le secteur d’activité, la taille de son effectif, le nombre total de ses pièces comptables, etc.

Un autre aspect à considérer dans cette maintenance de partenariat est la bonne organisation. En principe, l’entreprise donneur d’ordre doit nommer un chef projet pour facilité les échanges et surtout pour suivre de près le déroulement de l’externalisation. Cependant, cela n’empêche pas les autres collaborateurs de chaque partie à se connecter, notamment lors d’une demande urgente.

En bref, les services de comptabilité externalisée détiennent un rôle essentiel dans la gestion d’entreprise. En effet, c’est une stratégie permettant aux entreprises de réduire les coûts, d’économiser du temps et enfin d’être libérer des contraintes de gestion. Avec cette stratégie d’externalisation, le succès n’est plus probable. Il est certain !