Le coffre-fort numérique est une solution pérenne et sécurisée qui permet de stocker des documents numériques et de les restituer à n’importe quel moment. On peut y stocker des documents administratifs, des contrats, des diplômes, des fiches de paies… qui une fois dématérialisés viendront remplacer les originaux en papier. Ces documents conservent donc leurs valeurs probantes. Le coffre-fort numérique suscite l’intérêt de nombreuses entreprises qui mettent à profit cette nouvelle technologie pour transiter vers le numérique et de vider leurs armoires à dossiers.

Comment choisir un coffre-fort numérique adapte à son entreprise ? Qu’elles sont critères de sélection ? Quelles sont les solutions qui s’offrent aux entrepreneurs ? Cet article a pour but de répondre à ces questions et d’affiner votre choix.

La conformité aux normes et aux réglementations

De nos jours trop d’offres de services prennent l’appellation « coffres-forts numériques » alors qu’ils ne sont suffisamment sécurisés. Il est donc nécessaire de connaître les normes et les réglementations qui encadrent le fonctionnement et l’utilisation des coffres-forts numériques avant de faire son choix parmi les différents prestataires. Dans tous les cas il faudra faire appel à une entreprise bénéficiant d’une certification « Logiciel Composant coffre-fort numérique » délivrée par AFNOR !

Les coffres-forts numériques spécialisés

Depuis loi du Travail de 2017, l’employeur n’a plus l’obligation de demander l’accord de ses salariés pour leur communiquer leurs bulletins de paie par voie électronique. Le coffre numérique est l’outil idéal pour la dématérialisation des bulletins de paie. Il permet à chaque salarié de détenir un espace privé et sécurisé où il pourra consulter ses fiches de paie.  Les données sont conservées sur une période de 50 ans et peuvent être accédées même après leurs départs de l’entreprise.

Les coffres-forts numériques avec supplémentaires 

Certains coffres-forts numériques proposent des fonctionnalités supplémentaires à leurs utilisateurs. En plus des options de base telle que le stockage et l’archivage, ils peuvent faciliter les échanges entre les différents départements (RH, comptabilité, vente, marketing…) en centralisant les informations de l’entreprise. Il faudra cependant définir les différents rôles, autorisations et niveaux d’accès, mais aussi assurer la traçabilité et l’intégrité des documents.

La compatibilité avec votre environnement numérique

Le coffre-fort numérique se décline sous la forme d’une interface logicielle, généralement utilisable en mode SaaS. L’utilisateur peut s’y connecter grâce à un identifiant et un mot de passe pour y déposer ou retirer ces documents. Selon le type de solution choisie, le stockage peut se faire sur serveurs installés en réseau local au sein d’entreprise ou ceux du prestataire. Le tout est de bien évaluer ses besoins en termes de stockage et d’archivage, le niveau de sécurité requis, de définir son budget et de choisir une solution qui s’intègre parfaitement avec le système d’information de l’entreprise.