Aujourd’hui, un bon nombre d’entreprises se tournent vers les coffres-forts numériques le stockage de leurs documents numériques. Le coffre-fort numérique est un composant essentiel de tout système d’archivage électronique et à ce titre il doit répondre à certaines normes en termes de compatibilité, de sécurité et de confidentialité. Par ailleurs, il doit être capable de garantir l’authenticité, l’intégrité, la traçabilité, la disponibilité et la pérennité des documents stockées.
Comment choisir un prestataire de coffre numérique ? Quels sont les points à prendre en considération ? Quelles sont les options d’achat ou de location ? Cet article a pour but de répondre à ces questions.
C’est quoi un coffre-fort numérique ?
Pour résumer, un coffre-fort numérique est un espace (en ligne) sécurisé qui permet de stocker des documents numériques et de les restituer tel quel, tout en conservant leurs valeurs juridiques. Le coffre-fort numérique utilise des technologies telles que l’horodatage, le chiffrement, et la signature électronique pour garantir l’authenticité des documents.
On peut donc y stocker des fichiers sensibles et confidentiels, tels que des contrats de vente, des factures, des documents comptables et fiscaux.
Comprendre ce que c’est le label « coffre-fort numérique »
Le label « coffre-fort numérique », octroyé par la CNIL, atteste d’un service de qualité, respectueux de l’intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité des données stockées. En 2016, Cecurity a été la première entreprise à obtenir le label « coffre-fort numérique » et d’autres ont suivi par la suite.
Les spécifications fonctionnelles des coffres-forts numériques sont également régies par la norme NF Z42-020 de l’AFNOR sur le composant « Coffre-Fort Numérique », la norme ISO 27 001 sur la sécurité des systèmes d’information et la norme ISO 9001 qui certifie les sites de stockage. Toutes ces normes ont pour but de distinguer les coffres-forts numériques des solutions de stockage ou d’archivage classique.
Comment choisir son coffre-fort numérique
Au niveau des entreprises, les avantages du coffre numérique sont clairs. Il va d’une part permettre de centraliser les informations de l’entreprise et ainsi limiter les coûts liés au stockage des documents papier, et d’autre part redynamiser certains processus en les automatisant (E.g gestion et distribution automatique des bulletins de paie).
Les coffres-forts numériques peuvent être achetés, loués où être utilisés comme un logiciel SAAS. Il existe de nombreux prestataires de coffre-fort numérique, dont Digiposte et Cecurity, qui proposent des solutions grand public pouvant être adaptées aux différents besoins opérationnels des entreprises. Il existe également des offres dédiées à la comptabilité ou aux opérations RH. Le tout est de trouver un coffre-fort numérique qui correspondra le mieux à vos besoins en termes de compatibilité avec votre environnement numérique (surtout si celui-ci vient compléter votre système d’archivage électronique) et de sécurité (chiffrement des données, authentification des utilisateurs, disponibilité et traçabilité des données).
Face à la multitude d’offres disponibles sur le marché, il peut être difficile de faire son choix. Mais rassurez-vous, nos experts sont là pour vous aider à trouver le prestataire idéal.