Aujourd’hui, la dématérialisation ou la numérisation des documents est devenue un enjeu majeur aussi bien pour les administrations publiques que pour les entreprises du privé. Que ce soit des bulletins de paie, des bilans d’entreprise, des formulaires publics, des documents médicaux, des contrats de vente… nous sommes de plus en plus nombreux à utiliser des documents sous leurs formes numériques. Face à cette évolution des mœurs, on peut se poser plusieurs questions. Quels sont les avantages de la dématérialisation ? Quelle est la valeur juridique d’un document numérique ? Comment stocker durablement des documents numériques ? Cet article a pour but de vous éclairer sur ces interrogations.

C’est quoi la dématérialisation ?

La dématérialisation, ou encore la numérisation consistent à transformer un document papier en une version numérique. Afin de conserver la valeur probante du document, cette transformation doit se faire sans qu’il y ait d’altération ou de perte d’information et selon un processus contrôlé. La dématérialisation est donc régie par de nombreux textes législatifs et normatifs.

On peut évoquer la norme NF 42-026 qui porte sur la définition et les spécifications des « prestations de numérisation fidèle de documents ». Cette norme précise les conditions dans lesquelles un document doit être numérisé afin de permettre une équivalence entre les supports papier et numériques.

Coffre-fort électronique : Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Le processus de dématérialisation permet aux entreprises de réaliser de réelles économies et d’optimiser, voire d’automatiser certains processus opérationnels. Cela permet d’économiser du temps, de la ressource humaine, de l’argent et de gagner en productivité.  Dans certains cas, on peut également évoquer une transition durable vers le « Zero Papier ».

Coffre-fort électronique : Comment stocker ses documents numériques ?

La dématérialisation des documents représente des enjeux économiques, technologiques et sociaux pour l’entreprise. Le stockage de ces documents répond également à des normes de sécurité et de confidentialité.

Une fois transformés, les documents numériques et leurs métadonnées seront donc stockés et indexés sur des systèmes d’archivage électronique (SAE) qui facilite la gestion de l’information au sein de l’entreprise.

Le coffre-fort numérique, qui se trouve au cœur de ce système, a pour but d’assurer la pérennité et la disponibilité de ces documents sur une période légale définie, leur authenticité, leur traçabilité et leur confidentialité.

Le coffre-fort numérique se décline généralement la forme d’un logiciel SAAS, ce qui garantit une compatibilité et une intégration homogène avec les systèmes existants. Il existe aujourd’hui de nombreux prestataires certifiés proposant ce type de service. Il suffit donc de trouver une offre qui soit adaptée au budget et à l’environnement numérique de son entreprise.