Le coffre-fort numérique est le fruit d’une réflexion approfondi sur les problématiques liées au stockage sécurisé des documents numériques. Au fil des années, il s’est rapidement imposé auprès des entreprises et des professionnels de nombreux domaines.

Qu’est-ce qui différencie le coffre-fort numérique des autres solutions de stockage ? Quels sont les enjeux pour les entreprises ? Quelles sont les applications pratiques de cette technologie ? Découvrons ensemble les avantages d’un coffre numérique.

Quels sont les avantages d’un coffre-numérique ?

Le coffre-fort numérique est un espace sécurisé où l’on peut stocker des documents numériques de toute nature, notamment des contrats, des factures, des documents fiscaux, des diplômes ou encore des bulletins de paie. Le terme « coffre-fort numérique » est encadré par des normes et des lois, ce qui permet de garantir l’authenticité et la valeur probante des documents qui y sont stockés. Les opérateurs proposant ce type de prestations doivent donc bénéficier d’une certification.

La centralisation de l’information

Le coffre-fort numérique est un composant essentiel du système d’archivage et d’information de toute entreprise. Disponible en tant que logiciel SAAS, il s’accède via une interface web, un logiciel ou application mobile. Il permet d’archiver et d’indexer les différents documents, de centraliser l’information de l’entreprise pour une meilleure exploitation et diffusion.

Avantages d’un coffre-fort numérique : L’automatisation de processus opérationnels

Il permet également de dynamiser différents processus d’entreprise en les automatisant. C’est le cas des coffres numériques dédiés à la gestion de bulletins de paie, qui grâce à une API, peuvent être intégrés au logiciel de paie ou de gestion de l’entreprise. Chaque salarié dispose d’un espace personnel où il pourra consulter ses bulletins de paie (qui seront automatiquement mis à jour chaque mois) en toute confidentialité.

L’optimisation des relations clients et du travail collaboratif

Un coffre-fort numérique peut également être mis à la disposition des clients de l’entreprise ou de ses partenaires pour faciliter l’échange d’information, ce qui permet d’ouvrir de nouvelles perspectives en matière de travail collaboratif.  L’information est sécurisée et peut être consulté à n’importe quel moment et de n’importe où.

La réduction des coûts

La dématérialisation permet également de réduire les coûts liés à la production et stockage de documents physiques, notamment l’encre et le papier. Il n’est plus nécessaire d’imprimer des factures ou les bulletins de paie ou de conserver des copies physiques de vos factures ou devis. Il en va de même pour vos documents comptables ou fiscaux !

Vous l’avez compris, le coffre-fort numérique est non seulement un moyen moderne et efficace de protéger son patrimoine informationnel, mais présente également un intérêt sur le plan écologique.