La dématérialisation est l’un des principaux axes de la transformation et de la transition numérique. Ce processus vise à réduire les contraintes matérielles liées aux traitements traditionnels de l’information en transformant l’ensemble des documents papier de l’entreprise en fichiers numériques. On évoque également les termes telle que l’informatisation ou la numérisation des données.
Quels sont les enjeux pour les entreprises ? Quelles sont les solutions envisageables ? Comment s’y préparer ? Cet article a pour but de répondre à ces nombreuses interrogations.
Le coffre-fort numérique – un outil pour réussir la transition numérique
Au fil des années, le coffre-fort numérique s’est imposé comme étant la solution répondant le mieux aux exigences des entreprises en matière de dématérialisation, de stockage et d’archivage de leurs données.
Le coffre-fort numérique est un espace de stockage numérique sécurisé qui permet de stocker des données personnelles ou confidentielles, telles que des contrats, diplômes, factures, fiche de paie… tout en assurant leur intégrité et leur valeur juridique. L’accès au coffre-fort est limité aux utilisateurs autorisés. Un salarié peut donc avoir un espace personnel où il pourra consulter ses bulletins de paie en toute confidentialité, ou avoir accès à un espace commun où il pourra archiver des pièces comptables de l’entreprise (relevés de bancaires, factures, documents fiscaux…). Cette technologie ouvre la voie à plusieurs scénarios d’utilisation !
L’utilisation du coffre-fort numérique est soumise à des normes et une réglementation, ce qui permet de garantir la valeur juridique des documents qui y sont stockés. Le label « coffre-fort numérique » octroyé par la CNIL atteste « d’un service de qualité, respectueux de l’intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité des données qui y sont stockées par les particuliers ou les professionnels ».
Après avoir séduit les banques et les grandes entreprises, le coffre-fort numérique a su s’imposer auprès de PME et des startups qui l’utilisent aussi bien dans des contextes BtoB que BtoC.
Quels sont les avantages d’un coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique a permis de redynamiser les opérations RH en offrant un nouveau mode de collaboration entre l’employeur et ses salariés. Il a aussi permis d’éliminer les taches chronophages liées à la gestion des bulletins de paie et de réduire les coûts liés à l’impression et le stockage des documents papier. Cela représente un gain de temps et d’argent pour les entreprises. Le coffre-fort numérique permet donc de gagner du temps et d’économiser de l’argent tout en encourageant une démarche écologique au sein de l’entreprise en minimisant l’utilisation de papier.
Le coffre-fort numérique est un composant clé du Système d’Archivage Electronique (SAE) de l’entreprise. Il résout à lui seul les problématiques liées à la numérisation des différents documents (valeurs probantes, fichier volumineux, stockage pérenne…).