Le coffre-fort numérique est un service hautement sécurisé permettant de stocker et d’archiver des fichiers numériques sensibles sur des serveurs externes. Contrairement aux solutions de stockage de données classiques en cloud, le service « coffre-fort numérique » doit répondre à des normes strictes de contrôle, tant au niveau technique que légal. Ainsi, le coffre-fort numérique doit pouvoir assurer non seulement la sécurité et l’intégrité des données qui y sont stockées, mais également leur authenticité et leur valeur probante.

Si les coffres-forts numériques connaissent un grand succès depuis quelque temps, sont-ils vraiment nécessaires en entreprise ? Essayons de répondre à cette question en analysant les différents avantages offerts par ce type de service.

Les avantages d’un coffre-fort numérique.

Le coffre-fort numérique permet de stocker des fichiers numériques, de les protéger et de les restituer tels quels. L’utilisation de ce type de service est soumise à une durée de conservation légale ce qui garantit l’accessibilité à vos documents sur une période définie. Le décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 oblige les fournisseurs de coffres-forts à informer leurs clients sur les modalités des services offerts, dont le type d’hébergement, la politique de confidentialité et les conditions d’utilisation.

Le coffre-fort numérique garantit la valeur juridique de vos documents numériques et en interdit la modification ou la destruction (en dehors d’un contrôle très strict). On peut donc l’utiliser à bon escient pour stocker des documents d’entreprises sensibles tels que les contrats, les déclarations d’impôt, les factures, avis de paiement, bon de commande… Le coffre-fort numérique peut également être mis à disposition des salariés de l’entreprise, sous forme d’un espace privé et confidentiel où ils pourront consulter leur bulletin de paie.

Le coffre-fort numérique étonne par sa facilité d’intégration et d’utilisation. Ce type de service, qui se décline généralement sous la forme de logiciel SAAS, peut être acheté ou loué auprès d’un prestataire certifié. La gestion, l’hébergement et la sécurité de votre coffre-fort sont pris en charge par le prestataire, il n’est donc pas nécessaire d’investir dans du matériel informatique ou d’un logiciel à installer. Vous pouvez accéder à votre coffre-fort numérique à n’importe quel moment depuis une interface web ou d’une application mobile dédiée.

Le coffre-fort électronique est une solution peu coûteuse et fiable permettant aux entreprises de répondre à plusieurs problématiques en termes de dématérialisation et d’archivage de leur patrimoine informationnel. Il permet d’autre part d’optimiser et d’automatiser certains processus RH et commerciaux au sein de l’entreprise, tout en réduisant les coûts liés à la gestion de documents physiques.