Un coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne où l’on peut stocker, classer et archiver ses documents sous format numérique. Ce qui le distingue d’un espace de stockage cloud classique c’est le fait qu’il peut garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos données. Son utilisation s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises, qui l’utilisent pour stocker leurs documents importants : contrat de vente, un diplôme, un devis, une facture, un document comptable ou fiscal.
Comprendre le fonctionnement d’un coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique répond à plusieurs problématiques au sein de l’entreprise, notamment l’archivage de vos documents numériques et la préservation de leur valeur juridique. Simple d’utilisation, il permet d’optimiser de nombreuses tâches administratives, telles que la diffusion des bulletins de paie et la gestion des factures.
Le coffre-fort numérique est accessible au moyen d’une interface web ou logiciel. Chaque utilisateur dispose d’un identifiant et d’un mode passe qui lui donnera un accès exclusif à son espace personnel où il pourra consulter ses données en toute confidentialité.
Comprendre les normes et les lois qui encadrent l’utilisation d’un coffre-fort numérique
L’article L103 des Code des postes et des communications électroniques définit le terme « coffre-fort numérique » en 5 points :
- Le coffre-fort numérique doit permettre à son utilisateur de stocker un document et de le restituer tel quel, sans aucune altération.
- Le coffre-fort numérique doit assurer la traçabilité des opérations réalisées sur les documents stockés et garantir la disponibilité de cette traçabilité à l’utilisateur.
- Le coffre-fort numérique doit assurer l’identification de l’utilisateur par un moyen d’identification électronique respectant l’article L. 102
- Le coffre-fort numérique doit assurer la confidentialité des données personnelles de l’utilisateur (Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés)
- Le coffre-fort numérique doit permettre à l’utilisateur de récupérer ses données dans un standard ouvert aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données, sauf dans le cas des documents initialement déposés dans un format non ouvert ou non aisément réutilisable qui peuvent être restitués dans leur format d’origine.
Depuis 2019, deux autres décrets sont venus compléter l’article L. 103. Notamment, le décret n°2018-418 du 30 mai 2018 relatif aux modalités de mise en œuvre par l’Etat concernant le service de coffre-fort numérique et le décret n°2018-853 du 5 octobre 2018 relatif aux conditions de récupération des données stockées par un service de coffre-fort numérique.
À ces lois, s’ajoute la norme NF Z42-020 qui définit les caractéristiques techniques et les spécifications fonctionnelles des coffres-forts numériques.
À qui confier la création de son coffre-fort numérique ?
La bonne nouvelle c’est que coffre-fort numérique est disponible en mode SAAS, en location ou en achat. Il n’est donc pas nécessaire d’en créer un pour son entreprise.
Votre demande peut être réalisée auprès de tout prestataire disposant du label « coffre-fort numérique ». Ce label, octroyé par la CNIL, garantit un niveau de sécurité et de qualité élevée en matière de stockage de données (chiffrement des données, hébergement, contrôle des accès, respect des normes…). Mais il faudra toutefois bien étudier les conditions d’utilisation du service afin de déterminer si l’offre est compatible avec l’environnement numérique de l’entreprise.